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Como se organizar usando uma agenda?

05 de Dezembro de 2014 Kalinka Carvalho

Estamos no útimo mês do ano. Você já escolheu a sua agenda para 2015? Alguns podem achar que ter uma agenda nāo é essencial, posso afirmar, que para quem quer se organizar é o primeiro passo.

 

1) Qual a importância da agenda ou planejador pessoal?

 

Se você quer ter uma vida mais organizada e produtiva terá que ter uma agenda ou um planejador pessoal. Nossa memória é insuficiente para guardar tanta informação e a agenda irá nos auxiliar nesse processo, além disso irá liberar nossa mente para que possamos usá-las em outras atividades. Como diz o Christian Barbosa temos que tirar os afazeres e preocupações de nossa cabeça, pois eles geram estresse, ansiedade e falta de tempo.

 

 

2) Quais sāo as utilidades da agenda?

 

  • Anotar compromissos (Ex: reuniões, médicos, eventos, ou seja, tudo que tem data e hora marcada);
  • Anotar tarefas (Ex: relatórios, análises, criações de conteúdos, lições de casa, ou seja, ações que precisam ser realizadas). Lembrando que às vezes essas tarefas nāo depedem somente de nós e sim de outras pessoas;
  • Anotar contatos (Ex: telefones, e-mails e endereços);
  • Anotar aniversários ou datas importantes (Ex: aniversário da prima, aniversário de casamento);
  • Anotar lembretes (Ex: precisa comprar, tenho que ligar, etc);
  • Verificar o calendário (Ex: dias da semana e feriados).

 

3) Tipos de agendas:

O mercado oferece uma infinidade de opções como agendas de papel, planners, smartphones e até softwares.

 

a) Digital: no mundo tecnológico que vivemos atualmente, essa tem sido a melhor opção para as pessoas. Se entrar no site baixaki e digitar a palavra agenda, encontrará diversas opções de agendas, veja se alguma delas se encaixa no seu perfil e no que precisa. Também temos como opção o google calendar que tem a facilidade da mobilidade e sincronização. E tem também o outlook.

 

b) Papel: sāo as mais procuradas no fim e começo do ano, pois as pessoas “querem” se organizar. Se dividem em convencionais e planners. As convencionais podem ser:

  • Agenda permanente: é aquela que pode ser usada em qualquer ano pois nāo vem escrito o dia da semana. O bom dela é que você pode usar em qualquer ano, mas se começou a usar e depois parou, nada de usá-la novamente, pois já tem coisas anotadas lá e poderá se confundir.
  • 1 dia por folha: nessa agenda cada dia ocupa uma página inteira. Geralmente nesse tipo podem vir escrito os horários, assim pode anotar as tarefas ou compromissos pela hora.
  • 2 dias por folha: nesse tipo de agenda aparecem dois dias na mesma página.
  • semanal: você se organiza podendo observar os compromissos da semana inteira.
  • mensal: você consegue visualizar o mês inteiro. Geralmente sāo menores e mais finas.
  • caderno: há pessoas que nāo se adaptam a agenda e preferem ter um caderno para anotar tudo. Em breve farei um post aqui no blog falando sobre o caderninho de organização.  

Existem ainda os planners como RedFax, Franklin Planner, Daily Runner e Filofax. Na agenda convencional ao anotar os telefones você precisará reescrevê-los na nova agenda. Com um planner, apenas o refil do ano é trocado, as outras informações são conservadas.

 

4) Como escolher e usar sua agenda?

  • Escolha uma agenda que se adeque a seu perfil, que tenha uma capa que represente quem é você. Lembre-se, você nāo pode ter vergonha que as pessoas vejam a sua agenda.
  • Que você consiga levar em todos os lugares, por isso cuidado no tamanho que escolher.
  • Se usa a agenda como caixa de entrada, opte por uma que tenha compartimento com zíper ou bolsos para armazenar papéis e cartões.
  • Opte por uma agenda com capa resistente para garantir a durabilidade durante 1 ano. Recomendo espiral de capa dura.
  • Caso use versão digital escolha uma opção que permita a sincronização, isso irá facilitar a sua vida. 

 

Após escolher a melhor ferramenta para você, está na hora de usar, anote TUDO, eu disse TUDO na agenda, libere sua mente. Mantenha as informações atualizadas e sempre revise se as tarefas já foram realizadas. A agenda foi feita para ser usada e nāo guardada! 

Você deve ter uma única agenda para os compromissos pessoais e profissionais, pois você é uma pessoa só. Para diferenciar os compromissos pessoais e profissionais, use cores de canetas diferentes para cada um, assim ficará mais fácil se organizar. Lembre-se de sempre levar as canetas junto a sua agenda, para fazer as anotações quando necessário, aonde quer que esteja.

 

Dicas simples do especialista José Luiz Cunha, na empresa OZ Organize sua vida:

  • Use a ferramenta,  uma única agenda para centralizar as informações;
  • Seja consistente, anote tudo;
  • Leve sempre com você, em qualquer lugar e horário.

 

Seja qual for a ferramenta escolhida ela precisa estar com você a todo o momento e reunir todas as informações necessárias.

Espero que o post tenha ajudado, recomendo também a leitura do blog Meu Reino de Papel. Lá a Fernanda mergulha no universo de papel, agendas e organização pessoal. 

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