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10 dicas para se organizar e melhorar sua produtividade

Sexta-feira, 12 de Abril de 2019

Imagem de StartupStockPhotos por Pixabay

 

 

O post de hoje foi feito por uma convida super especial. A Monique separou dicas de como se organizar diariamente, para melhor a produtividade e facilitar a  rotina de trabalho. Vamos conferir? 

 

1. Financeiro:  É necessário separar o que é dinheiro para uso pessoal do dinheiro que é para pagar as contas da empresa e realizar investimentos futuros. Primeiro passo para fazer o controle financeiro: escolha uma ferramenta para te auxiliar que seja de fácil uso. Pode ser planilhas ou sistemas. Segundo passo: coloque como tarefa diária, anotar todas as entradas e saídas da sua empresa. Fazer um fluxo de caixa é necessário para o crescimento da sua empresa.

 

2. E-mails: O uso do e-mail é necessário para muitos empreendedores. A comunicação por ele é quase diária. Então mantê-lo organizado é importante. Faça pastas organizadas por assuntos. Deixe na caixa de entrada somente os e-mails pendentes. Exclua a sua assinatura de e-mails de propaganda, notificações e conteúdo que não te agregam nada. Separe um dia da semana para fazer a organização do seu e-mail. Defina um horário do seu dia para responder todos os e-mails.

 

3. Documentos Digitais: Para compartilhar ou salvar os documentos digitais, eu faço uso de ferramentas de armazenamentos na nuvem, por aqui quem faz esse papel é o Google Drive. Dentro dele separa tudo por pastas, nomeio elas por assuntos ou pelo nome das pessoas que faço o compartilhamento. Faço uma geral sempre na lixeira, para diminuir o consumo de espaço. Pois gratuitamente tem um limite de uso. O bom de fazer o uso de Nuvens para armazenar os documentos, é que você pode acessar pelo seu celular também.

 

4. Dados dos clientes: Você que vende serviços ou produtos, bem provável tem uma lista de clientes?! Saiba que é de extrema importância para você manter as informações sempre atualizadas deles, pois assim conseguirá realizar vendas, manter relacionamentos com os clientes, fazer pós-vendas, definir estratégias de vendas. Ter um cadastro de clientes com dados registrados e atualizados fará diferença na sua empresa.

 

5. WhatsApp Bussines: Uma ferramenta que você pode ter todas as suas conversar em único lugar, armazena-las, colocar etiquetas de acordo com a sua necessidade. Exemplo: Novo pedido, novo cliente, pedido finalizado. Fazer mensagens padronizadas de saudação e ausência. Recomendo para você que usa o WhatsApp para negócios é baixar esse formato.

 

6. Organizadores de Tarefas: Para organizar as suas tarefas, seus projetos e até criar um cadastro de clientes, você pode usar ferramentas como o Trello. Você cria quadros nele, coloca todas as suas tarefas e informações, e pode ir movendo os quadros conforme você for finalizando as etapas de cada uma. O Trello permite o compartilhamento com outras pessoas também, formando equipes de trabalho. A sua versão gratuita já ajuda bastante.

 

7. Lista de Tarefas: A importância dela no seu cotidiano é importante. Liste todas as tarefas do dia, e comece pela aquela que dará mais trabalho. Porque se for deixar para o fim do dia, bem provável que não irá fazer. E coloque sempre a quantidade de tarefas que irá conseguir fazer no mesmo dia. A sensação de colocar o check de feito é maravilhoso em cada item!

 

8. Aplicativos de controle de tempo: Separe uma tarefa, e coloque um timer para ela. Use a técnica Pomodoro que consiste em fazer as tarefas em 25 minutos, fazer uma pausa de 05 minutos e retoma-la. Indicam que depois de 04 ciclos, o tempo de pausa pode ser um pouco maior. Para ajudar, já tem aplicativos que fazem isso e alertam você quando precisa pausar e voltar a trabalhar. Eu uso o Pomodoro Time Lite.

 

9. Conteúdo Redes Sociais: Você que gera conteúdo para suas redes sociais ou de terceiros, pode fazer uso de planilhas para gerar a programação dos posts. Fica mais fácil para você visualizar os conteúdos que já foram ao ar. Podem ser colocadas as seguintes informações: data, texto imagem, texto post, editorial (frase motivacional, institucional, dicas...) e observações. Essa planilha pode ser feita no próprio Google Drive.

 

10. Organizadores/Painéis: E para finalizar, vou indicar dois itens que uso para a organização de itens físicos da minha mesa de trabalho. Organizadores de acrílico, para separar os documentos. Geralmente na parte de cima deixo os que preciso resolver e na parte debaixo os resolvidos e que serão arquivados. E uso o painel de imã para colocar lembretes e recados, a sua visualização ajuda a não esquecer nada.

 

Gostaram das dicas? Ou você está pensando: como vou conseguir fazer tudo isso, se eu tenho outras demandas?! Você pode contar com a ajuda de uma Administradora Virtual! 

 

 

 

Esse post foi feito em parceria com Monique Mohr, ela é assistente virtual e atende empreendedores como você que precisam ter um financeiro estruturado, e-mails organizados e respondidos, gestão de redes sociais, cadastro de clientes atualizados, entre outras tarefas, tudo feito de maneira remota.  

 

 

 

 

Quer conhecer o trabalho dela, seguem os contatos: 

Monique Mohr

Cel: (47) 99932-5102

E-mail: contato@mohradmvirtual.com.br

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